Przejdź do treści

Polityka prywatności panelu PETSEO dla Usługodawców (B2B)

Zakres niniejszej polityki

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje Usługodawców dla zwierząt (weterynarzy, fryzjerów, hotele i inne podmioty świadczące usługi na rzecz zwierząt), którzy korzystają z panelu dla usługodawców PETSEO („Panel B2B") dostępnego pod adresem b2b.petseo.pl oraz powiązanych usług. Dotyczy ona danych osób fizycznych reprezentujących Usługodawcę, osób wskazanych jako pracownicy w Panelu B2B, a także – w zakresie wskazanym w niniejszej polityce – danych klientów (właścicieli zwierząt), które Usługodawca przetwarza w związku z obsługą rezerwacji.

Polityka prywatności aplikacji mobilnej i strony petseo.pl przeznaczona dla właścicieli zwierząt (B2C) dostępna jest pod odrębnym adresem petseo.pl/privacy i nie jest zastępowana niniejszym dokumentem.

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza polityka prywatności Panelu B2B ma charakter informacyjny, co oznacza, że nie jest ona źródłem obowiązków dla Usługodawców. Polityka prywatności zawiera przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora w Panelu B2B, w tym podstawy, cele i okres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą, a także informacje o integracjach z podmiotami zewnętrznymi (w tym z Google Calendar).
  2. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Panelu B2B jest OAKSTONE APPS sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Księcia Witolda 49 / 15, 50-202 Wrocław, KRS: 0001208543, NIP: 8982327504, REGON: 543370363, zwana dalej „Administratorem".
  3. Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem:
    1. adresu korespondencyjnego: ul. Księcia Witolda 49 / 15, 50-202 Wrocław,
    2. adresu e-mail: [email protected]
  4. Dane osobowe w Panelu B2B przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej „RODO".
  5. Korzystanie z Panelu B2B oraz podanie związanych z tym danych osobowych jest dobrowolne, z zastrzeżeniem, że podanie danych niezbędnych do założenia konta Usługodawcy, weryfikacji uprawnienia do reprezentowania podmiotu, prezentacji profilu Usługodawcy w aplikacji PETSEO oraz rozliczenia subskrypcji jest wymogiem umownym – bez ich podania zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Panelu B2B nie jest możliwe. Podanie danych w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe i o rachunkowości jest wymogiem ustawowym.
  6. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których przetwarzane przez niego dane osobowe dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są: przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach; adekwatne, stosowne i ograniczone do niezbędnych w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane; prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne; oraz przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
  7. Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO i aby móc to wykazać, w tym środki zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.
  8. Wszelkie słowa, wyrażenia i akronimy rozpoczynające się dużą literą (np. Usługodawca, Panel B2B, Pracownik, Subskrypcja) należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w Regulaminie platformy PETSEO dla Usługodawców (B2B).

2. Inspektor Ochrony Danych

Wszelkie zapytania związane z ochroną danych osobowych można kierować do inspektora ochrony danych osobowych na adres e-mail: [email protected]

3. Kategorie osób i danych, które przetwarzamy

W związku z korzystaniem z Panelu B2B Administrator przetwarza:

  1. Dane reprezentanta Usługodawcy (osoby zakładającej i obsługującej konto) – imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko / pełnienie funkcji, dane uwierzytelniające do konta;
  2. Dane identyfikujące Usługodawcę jako przedsiębiorcę – nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, dane kontaktowe, dane prezentowane publicznie w profilu (opis, zdjęcia, zakres usług, godziny otwarcia, lokalizacja);
  3. Dane Pracowników dodanych przez Usługodawcę w Panelu B2B w celu prowadzenia grafiku i obsługi rezerwacji – imię i nazwisko, a w przypadku połączenia kalendarza – adres e-mail konta Google Pracownika (zob. sekcja 10);
  4. Dane rozliczeniowe związane z Subskrypcją – obsługiwane za pośrednictwem operatora płatności (zob. sekcja 9 oraz 11);
  5. Dane klientów (właścicieli zwierząt) przekazywane Usługodawcy w związku z rezerwacją – imię i nazwisko klienta, numer telefonu, dane zwierzęcia (imię, gatunek/rasa), zakres i termin usługi oraz uwagi do rezerwacji. W odniesieniu do tych danych zasady administrowania określa sekcja 12.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane:

  1. W celu zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z Panelu B2B, w tym założenia i prowadzenia konta Usługodawcy, prezentacji profilu w aplikacji PETSEO oraz obsługi rezerwacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. W celu weryfikacji uprawnienia osoby zakładającej konto do reprezentowania Usługodawcy oraz rozpatrywania ewentualnych zgłoszeń dotyczących przejęcia profilu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności platformy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  3. W celu obsługi i rozliczenia Subskrypcji oraz wystawiania dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  4. W celu prowadzenia przez Administratora ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  5. W celu prowadzenia komunikacji marketingowej dotyczącej platformy PETSEO (np. informacje o nowych funkcjach, ofertach, materiałach edukacyjnych dla usługodawców) – na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz prawnie uzasadnionego interesu Administratora w zakresie marketingu bezpośredniego własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  6. W celu obsługi korespondencji, zgłoszeń i wsparcia technicznego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  7. Na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Okres przetwarzania danych osobowych

  1. Dane związane z kontem Usługodawcy i wykonaniem umowy – przez czas obowiązywania umowy o korzystanie z Panelu B2B, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczenia i zabezpieczenia roszczeń;
  2. Dane przetwarzane na podstawie zgody (w tym zgody marketingowej) – do czasu wycofania zgody lub zakończenia celu przetwarzania;
  3. Dane rozliczeniowe i księgowe – przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą;
  4. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do momentu zakończenia celu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO;
  5. Dane przetwarzane w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń – przez okres 6 lat od osiągnięcia pierwotnego celu;
  6. Dane połączenia z Google Calendar (w tym zaszyfrowany token oraz adres e-mail konta) – do momentu rozłączenia kalendarza przez Usługodawcę lub usunięcia konta / Pracownika, zgodnie z sekcją 10.

6. Profilowanie

Na dzień obowiązywania niniejszej polityki Administrator nie prowadzi wobec Usługodawców zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, w tym profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na Usługodawcę. W przypadku wprowadzenia takich funkcjonalności w przyszłości Administrator poinformuje o tym Usługodawców oraz – w przypadkach wymaganych prawem – uzyska odrębną zgodę.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa: prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO), prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO), prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom (art. 22 RODO), prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 RODO) oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji ww. praw prosimy o kontakt na dane Administratora lub Inspektora Ochrony Danych wskazane powyżej.

8. Powiadomienia i komunikacja w Panelu B2B

  1. Panel B2B oraz powiązane usługi umożliwiają wysyłanie Usługodawcy powiadomień dotyczących obsługi rezerwacji (np. nowa rezerwacja, zmiana lub odwołanie wizyty) oraz komunikatów dotyczących konta i Subskrypcji. Powiadomienia transakcyjne są wysyłane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
  2. Powiadomienia o charakterze marketingowym (np. informacje o nowościach platformy) są wysyłane wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody, którą Usługodawca może wyrazić lub wycofać w dowolnym momencie.
  3. Do wysyłki wiadomości e-mail oraz SMS wykorzystywani są dostawcy wskazani w sekcji 11.

9. Obsługa płatności i Subskrypcji

Płatności za Subskrypcję obsługiwane są przez operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Dane karty płatniczej są wprowadzane bezpośrednio na zabezpieczonym formularzu operatora – Administrator nie uzyskuje dostępu do pełnego numeru karty. Administrator przetwarza dane niezbędne do rozliczenia (nazwa firmy, adres e-mail, dane do faktury, historia i status płatności). Szczegóły transferu danych opisano w sekcji 11.

10. Integracja z Google Calendar (dane konta Google Usługodawcy)

Niniejsza sekcja opisuje, w jaki sposób Panel B2B uzyskuje dostęp, wykorzystuje, przechowuje i udostępnia dane użytkownika Google oraz zasady ich przechowywania i usuwania. Korzystanie z integracji jest dobrowolne i opcjonalne – aktywuje ją samodzielnie każdy Pracownik / Usługodawca, łącząc własne konto Google.

10.1. Cel integracji

Integracja z Google Calendar służy do dwukierunkowej synchronizacji kalendarza Google danego Pracownika z jego grafikiem w PETSEO. Dzięki niej:

  • rezerwacje utworzone w PETSEO pojawiają się jako wydarzenia w połączonym kalendarzu Google Pracownika (aby personel widział wszystkie wizyty w jednym miejscu),
  • zajęte terminy (busy/blocked) z kalendarza Google są odczytywane i blokują dostępność w PETSEO, zapobiegając podwójnym rezerwacjom.

10.2. Zakres danych Google, do których uzyskujemy dostęp (Data Accessed)

Po połączeniu konta Pracownik wyraża w oknie zgody Google dostęp do następujących zakresów (scopes):

  • https://www.googleapis.com/auth/calendar – odczyt i zapis wydarzeń w kalendarzu Pracownika,
  • https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email oraz openid – odczyt adresu e-mail konta Google, w celu zapisania, które konto zostało połączone.

W ramach tych zakresów aplikacja:

  • odczytuje z Google: listę wydarzeń w oknie czasowym (tytuł wydarzenia, czas rozpoczęcia i zakończenia, oznaczenie „cały dzień", status odwołania, informację zajęty/wolny) oraz adres e-mail połączonego konta Google,
  • zapisuje do Google: wydarzenia odpowiadające rezerwacjom utworzonym w PETSEO; opis takiego wydarzenia może zawierać imię i nazwisko klienta, numer telefonu klienta, dane zwierzęcia, nazwę i czas trwania usługi, imię Pracownika oraz uwagi do rezerwacji.

10.3. Sposób wykorzystania danych (Data Usage)

Dane kalendarza Google są wykorzystywane wyłącznie do realizacji synchronizacji opisanej w pkt 10.1 – tj. do blokowania dostępności na podstawie zajętych terminów oraz do tworzenia, aktualizowania i usuwania w kalendarzu Google wydarzeń odpowiadających rezerwacjom z PETSEO. Dane te nie są wykorzystywane do reklamy, profilowania, budowania profili marketingowych ani do żadnych celów niezwiązanych z funkcją kalendarza. Wydarzenia tworzone przez PETSEO są wewnętrznie oznaczane, aby nie były ponownie importowane jako zajętość.

10.4. Udostępnianie danych (Data Sharing)

Dane uzyskane z Google nie są sprzedawane ani udostępniane żadnym podmiotom trzecim. Dostęp do tokenów i danych kalendarza mają wyłącznie wewnętrzne komponenty platformy PETSEO niezbędne do obsługi synchronizacji (usługa obsługująca proces połączenia oraz usługa synchronizująca w tle). Dane nie są przekazywane do sieci reklamowych ani wykorzystywane przez inne integracje.

10.5. Przechowywanie i ochrona danych (Data Storage & Protection)

  • Po połączeniu konta przechowujemy wyłącznie: zaszyfrowany token odświeżający (refresh token), adres e-mail połączonego konta Google, identyfikator kalendarza oraz techniczny stan synchronizacji. Nie przechowujemy tokenu dostępu (access token) – jest on uzyskiwany doraźnie na czas pojedynczej operacji.
  • Token odświeżający jest szyfrowany w spoczynku algorytmem AES-GCM (klucz 256-bitowy); jest odszyfrowywany wyłącznie w pamięci, na czas wykonania operacji synchronizacji.
  • Dane przechowywane są w infrastrukturze zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym (zob. dostawca hostingu w sekcji 11). Sama transmisja do interfejsów Google odbywa się szyfrowanym połączeniem.

10.6. Przechowywanie i usuwanie danych (Data Retention & Deletion)

  • Dane połączenia (token, adres e-mail, identyfikator kalendarza, stan synchronizacji) są przechowywane do momentu rozłączenia kalendarza przez Usługodawcę / Pracownika albo usunięcia Pracownika lub konta Usługodawcy.
  • Usługodawca może w dowolnym momencie rozłączyć kalendarz w ustawieniach Pracownika w Panelu B2B. Rozłączenie powoduje usunięcie z systemów PETSEO zaszyfrowanego tokenu oraz powiązań rezerwacji z wydarzeniami Google. Usunięcie konta Usługodawcy lub Pracownika powoduje kaskadowe usunięcie powiązanych danych połączenia.
  • Niezależnie od powyższego, Pracownik może w dowolnym momencie cofnąć dostęp aplikacji PETSEO do swojego konta Google w ustawieniach bezpieczeństwa konta Google (myaccount.google.com/permissions).

10.7. Zgodność z polityką Google (Limited Use)

Korzystanie przez PETSEO z danych uzyskanych z interfejsów API Google, w tym ich przekazywanie, odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

PETSEO's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Odbiorcy danych osobowych

  1. Dla prawidłowego funkcjonowania Panelu B2B Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych wybranym podmiotom zewnętrznym – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych celów. Z każdym z poniższych podmiotów Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO.

11.1. Lista konkretnych odbiorców

Stripe Payments Europe, Ltd., z siedzibą przy 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irlandia – obsługa płatności Subskrypcji (dane do rozliczenia, dane karty wprowadzane bezpośrednio na formularzu Stripe, historia transakcji). Część infrastruktury Stripe znajduje się w Stanach Zjednoczonych – transfer na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).

Google Ireland Limited / Google LLC – w zakresie integracji Google Calendar (zob. sekcja 10). Dostęp do danych kalendarza i powiązanego adresu e-mail następuje wyłącznie po połączeniu konta przez Pracownika. Część infrastruktury Google znajduje się w Stanach Zjednoczonych – transfer na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).

Vercom S.A. (usługa EmailLabs), ul. Roosevelta 22, 60-829 Poznań (NIP: 7831711517) – wysyłka wiadomości e-mail. Serwery w Polsce; brak transferu poza EOG.

SerwerSMS Polska Sp. z o.o., ul. Mickiewicza 19a, 44-330 Jastrzębie-Zdrój (NIP: 6332174939) – wysyłka wiadomości SMS. Serwery w Polsce; brak transferu poza EOG.

Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin (Irlandia) – przechowywanie zdjęć (Microsoft Azure Blob Storage), w tym zdjęć profilu Usługodawcy. Serwery w EOG; brak transferu poza EOG.

Sentry GmbH, Sandstrasse 33, 10961 Berlin, Niemcy – raportowanie błędów i monitorowanie jakości aplikacji. Serwery operacyjne w regionie europejskim (Frankfurt). Brak transferu poza EOG.

OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja – serwer wirtualny (VPS), na którym uruchomione są kluczowe komponenty platformy oraz baza danych. Centrum danych we Francji; brak transferu poza EOG.

11.2. Pozostali odbiorcy

Dane mogą być przekazywane dostawcom usług księgowych, prawnych i doradczych w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków ustawowych Administratora oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, a także organom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

11.3. Transfery do państw trzecich

Wszystkie transfery danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywają się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (SCC). Kopię danych oraz zastosowanych klauzul można uzyskać po skierowaniu zapytania na adres [email protected].

12. Dane klientów przetwarzane przez Usługodawcę

  1. W związku z obsługą rezerwacji Usługodawca uzyskuje dostęp do danych klientów (właścicieli zwierząt) niezbędnych do realizacji wizyty: imienia i nazwiska klienta, numeru telefonu, danych zwierzęcia oraz szczegółów rezerwacji.
  2. W zakresie wykorzystania tych danych do realizacji własnych usług na rzecz klienta oraz do wypełnienia własnych obowiązków (np. dokumentacja, rozliczenia) Usługodawca jest odrębnym administratorem danych klienta i zobowiązany jest przetwarzać je zgodnie z RODO, w tym spełnić wobec klienta własne obowiązki informacyjne. Zasady tej relacji określa Regulamin platformy PETSEO dla Usługodawców (B2B).
  3. Administrator udostępnia Usługodawcy dane klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji rezerwacji złożonej za pośrednictwem platformy PETSEO.

13. Postanowienia końcowe

  1. Panel B2B może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów trzecich – Administrator zaleca zapoznanie się z politykami prywatności tam ustalonymi. Niniejsza polityka dotyczy wyłącznie Panelu B2B PETSEO.
  2. Administrator zastrzega prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub zmian technologicznych. O każdej zmianie Usługodawca zostanie powiadomiony w Panelu B2B oraz wiadomością e-mail na wskazany adres.